Prozessmanagement – warum es sinnvoll und wichtig ist

Der Grundgedanke des Prozessmanagement lässt sich in drei Fragen formulieren:

  • Vision – Wo soll die Reise mal hingehen?
  • Mission – Warum machen wir das?
  • Unternehmensziele – Was erreichen wir genau damit?

Prozessorientierung in Unternehmen ist eine tolle Sache. Alles ist klar definiert. Jeder Prozess ist dokumentiert und die Verantwortlichkeiten sind zugeordnet. Es sind konkrete und bestenfalls erreichbare Ziele klar formuliert. Prozessmanagement umschreibt alle definierten Prozesse, die zu einer sauberen Steuerung und Erfolgskontrolle in einem Unternehmen führen.

Eine Prozessorganisation bildlich darstellen, lässt sich mit der sog. Prozessbrille:

Quelle: http://www.bpmo.de/bpmo/opencms/de/know_how/bpm_wiki/Prozessmanagement.html

Diese Vorgehensweise ermöglicht eine durchgängige Steuerung von Prozessen.

Im strategischen Prozessmanagement werden alle Prozesse in die Strategiefindung und Umsetzung der Unternehmensziele mit einbezogen. Im operativen Prozessmanagement wird dann die Umsetzung der strategischen Ziele bis auf die Arbeitsschritt-Ebene sichergestellt. Ein Prozess ist also eine immer wiederkehrende Abfolge von ineinandergreifenden Aktivitäten. Prozesse starten mit einem klar definierten Input, daraus ergeben sich die Aktivitäten und führen zu einem Output (Ergebnis).

Um Prozesse messbar machen zu können, muss man operative Prozessziele ableiten. Hierfür ist die Orientierung an den strategischen Zielen und dem übergeordneten Prozessziel erforderlich. Weiterhin sollte man sich an den Kunden- bzw. Marktanforderungen orientieren und auch immer interne bzw. gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Letztendlich muss das operative Prozessziel verständlich definiert sein. Wie so etwas aussehen kann, sollen folgende zwei Beispiel veranschaulichen:

  1. Entwicklung
Hauptprozess Produkte entwickeln
Prozessverantwortlicher/-manager Max Mustermann
Übergeordnetes Prozessziel Wir werden als innovativ und schnell von unseren Kunden wahrgenommen.
Operatives Prozessziel Kurze Entwicklungszeiten
Zeitraum für Zielerreichung Von Anfang 2018 bis Ende 2018
Operativer Prozessindikator Time to market
Zielwerte Ist: 12 Monate, Ziel: 6 Monate (grün)
Grenzwerte In 2018: Gelb – 8 Monate; Rot – 11 Monate
  1. Vertrieb
Hauptprozess Aufträge akquirieren
Prozessverantwortlicher/-manager Eva Muster
Übergeordnetes Prozessziel Durch kontinuierliche Marktbearbeitung bauen wir unseren Marktanteil aus, um Umsatz und Gewinn zu steigern und unsere Kunden an uns zu binden.
Operatives Prozessziel Umsatz steigern, Neukunden generieren, Kunden langfristig binden
Zeitraum für Zielerreichung 2018
Operativer Prozessindikator Umsatz
Zielwerte Ist: Niveau 2017, Ziel: Planumsatz (grün)
Grenzwerte Gelb – Spanne VJ bis Planumsatz; Rot – unter VJ

Um den Prozess dann zu messen, bedienen wir uns der Prozesskennzahl (operativer Prozessindikator). Für Beispiel Nummer Zwei könnte die Definition der Prozesskennzahl beispielsweise so aussehen:

  • Prozesskennzahl = Monatsumsatz
  • Für den Prozess „Aufträge akquirieren“
  • Prozessverantwortliche: Eva Muster
  • Sinn und Zweck: Transparenz über den Verlauf der Umsätze
  • Was soll mit der Kennzahl erreicht werden: Rechtzeitiges Erkennen von Planabweichungen, um Maßnahmen ableiten zu können
  • Zielgruppe der Kennzahl: Prozessverantwortliche – zur Überprüfung der Zielerreichung und Steuerung des Prozesses; Vertriebsmitarbeiter – zur Überprüfung der individuellen Zielerreichung; Geschäftsführung – zur Kenntnis
  • Darstellung: Umsatz pro Verkäufer pro Monat kumuliert; Vergleich zur Planzahl; Vergleich zum Vorjahr
  • Zeitpunkt der Erhebung: 1 Tag nach Faktura des Vormonats
  • Art der Erhebung: IT-System (Salesforce, Lexware etc.)
  • Häufigkeit: monatlich
  • Ersteller des Reports: Datenmanagement
  • Reportingsystem: Excel

Ja, Prozesse zu entwickeln ist erst mal nicht so einfach. Man muss vieles beachten, alle Möglichkeiten mit einbeziehen und sich immer zuallererst klar werden, was will man mit diesem Prozess überhaupt erreichen. Das ist harte Arbeit!

Aber im Optimalfall eben nur einmal. Man kann einen Prozess natürlich jederzeit anpassen, wenn es irgendwo hakt, aber man muss nicht jedes Mal wieder das Rad von ganz neu erfinden.

Um ein effektives Prozessmanagement in der Firma zu etablieren sind vor Allem drei Dinge wichtig:

  • klare Strukturen
  • transparente Kommunikation
  • messbare Ziele für alle Beteiligten

So weiß jeder, was er wann, wie und warum zu tun hat und muss die Zeit nur selten vergeuden, um z.B. irgendwelchen Informationen hinterher zu rennen. Denn Zeit haben wir doch ohnehin heutzutage viel zu wenig.

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Published by

Michaela Hebel

Inside Sales